تكنولوژي‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي- ICT- و گسترش وب جهانگستر و اينترنت، دنيايي مجازي و بدون مرز ايجاد كرده‌اند كه در آن، سازمان‌ها بايد در عرصه جهاني با يكديگر رقابت كنند. موفقيت و بقاي سازمان‌ها در اين رقابت جهاني، به‌طور، فزاينده وابسته به توانايي آنان در تبديل اطلاعات به دانش به عنوان پايه و اساس رقابت و تصميم‌گيري و توليد محصولات و خدمات جديد است. در اين ميان، سازمان‌هايي موفق خواهند بود كه به كمك ابزار مديريتي و فناوري‌هاي نوين، از فرصت‌هاي ايجاد شده، به نفع خود استفاده كنند. مديريت دانش، ابزاري مديريتي و فرايند ايجاد ارزش از دارايي‌هاي نامرئي سازمان (سرمايه انساني) است.گرچه مديريت دانش به عنوان مفهومي تجاري مطرح و براي سازمان‌هايي انتفاعي و با هدف افزايش سود به كار گرفته شده است، اما در پي شناخته شدن نقش آن در موفقيت سازمان‌ها، براي رسيدن به اهدافي متفاوت به كار رفته است. هتل‌ها، بانك‌ها، صنايع نفت و گاز، خدمات مالي و اطلاعاتي، صنايع خودرو و هواپيماسازي و بانك جهاني، از مديريت دانش استفاده مي‌كنند.

مديريت دانش چيست؟
از اواخر دهه 90، مديريت دانش به عنوان روش نوين مديريتي، بحث داغ متون مديريت و ديگر حوزه‌هاي وابسته بود. اين روش، در واقع تكامل ديگر روش‌هاي مديريتي است، نه چيزي كه ناگهان كشف شده باشد و بتواند طي شش ماه در سازمان پياده شود. سازمان‌هاي موفق، دريافته‌اند كه دانش، مهمترين دارايي آنهاست و برخي اصول اساسي مديريت دانش، در كاركنان و سازمان و جود دارد و آنان به مديريت دانش به عنوان عامل كليدي موفقيت سازمان مي‌نگرند. به همين دليل، سرمايه‌گذاري هنگفتي براي به‌كارگيري اين نوع مديريت، هزينه كرده‌اند.
مديريت دانش، رسيدن به اهداف سازمان با استفاده بهينه از دانش و يا توانايي يك سازمان در استفاده از سرمايه معنوي (تجربه و دانش فردي نزد هر فرد) و دانش دسته جمعي به منظور دستيابي به اهداف خود از طريق فرايندي شامل توليد دانش، تسهيم دانش و استفاده از آن به كمك فناوري است.
مديريت دانش، راز موفقيت سازمان‌ها در قرن 21 است دانش، مفهومي فراتر از داده و اطلاعات است. دانش به مجموعه اطلاعات، راه كار عملي مرتبط با آن، نتايج به‌كارگيري آن در تصميمات مختلف، آموزش مرتبط با آن، نگرش افراد در مشاغل و مسئوليت‌هاي مختلف در ارتباط با آن گفته مي‌شود. دانش هر نفر، حتي در موردي خاص، ممكن است با ديگران متفاوت باشد. دانش زيربناي مهارت و تجربه و تخصص هر فرد است.
هر سازمان براي دستيابي به اهداف خود، از مجموعه دانشي استفاده مي‌كند كه نزد تك‌تك افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از اين دانش‌ها، مي‌توان شكست سازمان يا بالا بودن هزينه‌هاي ناشي از تكرار برخي فرايندهاي تصميم‌گيري و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربي و تصميم‌گيري‌ها را انتظار داشت. به همين دليل، سازمان‌هاي پيشرو اقدام به جمع‌آوري دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌هاي كاري مي‌كنند كه به آن «سرمايه دانش» گفته مي‌شود. امروزه سرمايه‌هاي يك سازمان تنها سرمايه مالي و فيزيكي نيست بلكه سرمايه دانش افراد مهمتر از آن دو بوده و مورد توجه مديران قرار گرفته است. به بياني ديگر، مديريت نيروي انساني، وجه پيچيده مديريت دانش است.
مديريت دانش، طبعاً باعث پيشرفت و تكامل ديگر سيستم‌هاي سازمان از قبيل TQM و BPR و آموزش‌هاي سازماني شده و موقعيت سازمان را در فرصت‌هاي جديد، تقويت و پشتيباني مي‌كند.
در اين سازمان‌ها، مديريت دانش براي بهينه‌سازي ارتباطات ميان كارمندان و بين رده‌هاي بالاي مديريت به كار گرفته مي‌شود. مديريت دانش در اين سازمان‌ها، به ايجاد فرهنگ اشتراك دانش ميان كارمندان كمك مي‌كند. گرچه دانش مي‌تواند توسط افراد كسب شود، ولي براي اينكه سودمند واقع شود، لازم است همه اعضاي گروه در آن سهيم شوند. در متون مديريت دانش، تأكيد بسياري بر ارتقاي فرهنگ سازماني به سمت اشتراك دانش شده است.
يكي از موانع عمده اشتراك دانش در سازمان‌ها، فرهنگ سازماني موجود است. در سازمان‌هايي كه حفظ و ارتقاي موقعيت شغلي بستگي به دانش افراد دارد و دانش كسب شده به آنان قدرت مي‌دهد، اشتراك دانش برابر با به خطر افتادن و آسيب‌پذيري موقعيت شغلي تلقي مي‌شود. فرهنگ سازماني را بايد به سمتي ارتقا داد كه كارمندان مطمئن شوند تمام نظراتشان ارزشمند است و نگران اين نباشند كه نظراتشان ممكن است نادرست باشد و وجهه خود را از دست بدهند و يا ديگر همكاران آنها ممكن است عصباني شوند.

تعریف: مدیریت دانش

راهبردها و فرآیندهایی هستند که قادرند تولید و جریان دانش را به منظور ایجاد و برآورده ساختن انتظارات سازمان، مشتریان و کاربران در کل سازمان به وجود آورند. مدیریت دانش، فرایند گسترده ای است که امر شناسایی، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمان را مورد توجه قرار می دهد. امروزه دانش مهم ترین دارایی سازمان ها محسوب می شود، لذا مدیریت دانش به منزله چالش کشف دانایی های فردی و تبدیل آن به یک موضوع اطلاعاتی به نحوی که بتوان آن را در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره کرد، با دیگران مبادله نمود و در فرایند کارهای روزمره به کار گرفت.
مدیریت دانش، موضوع مهمی است، زیرا به مهم ترین سرمایه ارزشمند سازمانی یعنی سرمایه های فکری (Intellectual Capital) مربوط می شود. مدیریت دانش با تبدیل سرمایه های انسانی به دارایی های فکری سازمان یافته برای سازمان ایجاد ارزش می کند.
مدیریت دانش مستلزم وجود رهبری آگاه و تأثیرگذار در سازمان است. از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش، فرهنگ سازمانی متکی بر خلاقیت و نوآوری است. برای توسعه مدیریت دانش در سازمان باید تغییراتی که منجر به تعامل و یا بازسازی دانایی می گردند، به طور نظام مند تشویق و حمایت شوند.
سازمان ها برای این که بتوانند مدیریت دانش را توسعه داده و تقویت کنند، باید در ۵ فعالیت عمده مهارت لازم را کسب نمایند. این پنج مهارت به شرح زیر است:

·         قدرت حل نظام مند مسأله را پیدا کنند.

·         توانایی کسب تجربه از موفقیت های دیگران و بکارگیری راهکارهای نوین را داشته باشند.

·         تجارب قبلی و فعلی را به کار گیرند.

·         خود را با الگو برداری از سازمان های موفق مقایسه نمایند.

·         توانایی انتقال مؤثر و سریع دانش را در تمام سطوح سازمان داشته باشند.

هرکدام از این مهارت ها نیازمند تفکر ویژه، ابزار و رفتار معینی است که باید به هنگام بکارگیری آنها مورد استفاده قرار گیرد. پدیده مدیریت دانش بستگی به مختصات دانش و منابع آن، شناسایی و طرح فعالیت های مربوط به دانش و منابع آن و تشخیص عواملی که در هدایت مدیریت دانش نفوذ دارد، خواهد داشت.

عوامل حیاتی موفقیت مدیریت دانش

·         پیوند با عملکرد اقتصاد ی و ارزش صنعت؛ زیربنای فنی و سازمانی؛ ساختار استاندارد و قابل انعطاف؛ فرهنگ دانش دوستی؛ مقصد و زبان شفاف؛ ایجاد کانال و معبر برای انتقال دانش و حمایت مدیریت ارشد.
مدیریت دانش مستلزم تعیین فرصت ها و تهدیدات فراروی سازمان است. پس از آن که تعیین شکاف دانش سازمان که گواه بر فاصله بین وضع موجود دانش سازمانی و دانش مطلوب و مورد نیاز سازمان است، خلاء دانش سازمان را مشخص می کند. دانش ضمنی (implicit Knowledge) و آشکاری (Explicit knowledgt) که در سازمان ها وجود دارد، باید شناسایی و سازماندهی شده، مورد استفاده صحیح قرار گیرد و انتقال یابد. مدیریت دانش همانند ذکاوت در امور مالی، مهارت است و مدیرانی در رقابت پیروز خواهند شد که این مهارت را یاد گرفته و آن را توسعه دهند. دانش را می توان به شیوه های مختلفی مدیریت کرد: ایجاد شبکه های دانش، جابه جایی افراد در این شبکه ها و به کار گماردن مدیران و کارکنان. عامل انسانی در فرایند مدیریت دانش و سازمان های دانش محور از نقش اساسی برخوردار است. توانایی افراد برای کار در شرایط جدید و

 

بهره گیری از دانش و اطلاعات موجود و انتقال آن، عامل تعیین کننده در پیاده سازی راهبرد مدیریت دانش در سازمان است. ظرفیت یادگیری افراد در بهره گیری از دانش موجود برای بهبود مستمر عملکرد شغلی نیز در تبدیل شدن به سازمان یاد گیرنده از نقشی اساسی برخوردار است. سازمان های یاد گیرنده به طور مستمر در پی افزایش قابلیت های خود در زمینه خلاقیت، نوآوری و تحول هستند که عمدتاً از طریق آموزش و بهره ور ساختن نیروی انسانی میسر می گردد.


اهداف مديريت دانش
يكي از اهداف آشكار مديريت دانش، ايجاد ارزش در سازمان‌هاست. يكي از عمومي‌ترين راه‌هاي ايجاد ارزش از سوي دانشكاران، پشتيباني براي تصميم‌گيري كارامد است. ايجاد ارزش، لزوماً به معني ايجاد ارزش اقتصادي نيست. سازمان‌هاي غيرانتفاعي، سازمان‌هاي دولتي و خيريه، به روش‌هاي غيراقتصادي ايجاد ارزش مي‌كنند. آنها چيزي ايجاد مي‌كنند كه سرمايه اجتماعي ناميده مي‌شود. دانش دانشكاراني كه مي‌توانند با تصميم‌گيري مؤثر در سازمان ارزش ايجاد كنند، پيش نياز مديريت دانش است.
تبديل دانش غيررسمي، ذهني و شخصي (ضمني) به دانش ثبت شده رسمي (صريح)، يكي از اهداف كليدي مديريت دانش است كه باعث كاهش ريسك از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترك همكاري كاركنان و كاهش خطر از دست دادن حافظه شركت به هنگام تعديل نيروي انساني مي‌شود.
ماسن و پائولين (2003) مطالعه‌اي در مورد درك استنباط مديران شركت‌هاي نيوزيلندي از مديريت دانش انجام داده‌اند. مديران مورد تحقيق بايد به سؤالات زير پاسخ مي‌دادند:
1. اصلي‌ترين هدف شركت‌ها براي به‌كارگيري مديريت دانش چيست؟
2. بزرگترين موانع به‌كارگيري موفقيت‌آميز مديريت دانش چيست؟
3. مهمترين عامل موفقيت مديريت دانش چيست؟
اصلي‌ترين اهداف عبارتند از: تهديد رقبا، آگاهي يافتن از اهميت دانش و كارامدي تكنولوژي مديريت دانش.
بزرگترين موانع عبارتند از: فرهنگ سازماني (فقدان اعتماد، ارتباطات و اشتراك دانش) و نيز فقدان آگاهي و درك و بصيرت درباره مديريت دانش
مهمترين عامل موفقيت: فرهنگ سازماني (افراد، اعتماد، اشتراك) است.
فوايد مديريت دانش
برخي فوايد به‌كارگيري مديريت دانش در سازمان‌ها، عبارتند از:
- تشخيص كمبودها (خلاها) در دانش سازماني
- بهره‌وري بيشتر از سرمايه‌هاي انساني
- يادگيري كارامدتر و مؤثرتر كاركنان
- ارائه كالاها و خدمات داراي ارزش افزوده
- افزايش رضايتمندي مشتريان
- جلوگيري از تكرار اشتباهات
- كاهش دوباره‌كاري
- صرفه‌جويي در زمان به هنگام حل مسئله
- برانگيختن خلاقيت و نواوري
- ايجاد رابطه‌اي نزديكتر با مشتريان
روش‌هاي مديريت دانش
فرانس بوتيليير و كاتلين شيرر (2002) مطالعه عملي در مورد 12 سازمان (6 سازمان خصوصي و 6 سازمان دولتي) انجام دادند تا آنچه را كه آنها روش‌هاي مديريت دانش مي‌ناميدند، مشخص سازد. نتيجه حاصله عبارت بود از:
- تمركز بر ارتباطات كه گروه‌هاي همكار و محل‌هاي پرسش و پاسخ ناميده مي‌شود.
- تمركز بر ذخيره و بازيابي دانش كه بانك‌هاي اطلاعاتي خبره و دانش ناميده مي‌شود.
- تمركز بر اشاعه گزيده كه آگاهي رساني‌هاي اطلاعات و اخبار و يادگيري سازماني ناميده مي‌شود.
- تمركز بر عمل كه همكاري مجازي ناميده مي‌شود.

 نكات مهم در موفقيت بهره‌گيری از مديريت دانش

به منظور موفقيت فرايند مديريت دانش توجه به موارد زير ضروری است:

1- قابليت اتصال: تكنولوژی به تنهايی برای موفقيت رويكرد مديريت دانش كافی نيست. اما می‌تواند زير ساخت مناسبی برای به اشتراك گذاشتن دانش و فعال ساز مهمی باشد. دسترسی همه بخش‌های سازمان به معمار مديريت دانش، برنامه‌های مبتنی بر وب، ديوايس‌های سيار، ابزارهای داده كاری (data mining) ، پيشتازهای پشتيبان زير ساخت مديريت دانش هستند. تكنولوژی رفتارهای جديد دانش را فعال می‌سازد.

2- محتوا: در ابتدا، سازمان‌ بايد مميزی دانش را انجام دهد تا نقاط درونی و بيرونی تاثيرگذار بر دانش را شناسايی كند. نيروهای درونی و بيرونی تاثير گذار بر دانش اشكال مختلفی دارند مانند: دانش مشتری يا ظهور رسانه‌های جديد.

3- اجتماع: مديريت دانش موفق به اجتماع عملكردها يا گروهی از افرادی كه در درون سازمان همكاری دارند، وابسته است. اين افراد در مراحل مختلف نظير آماده‌سازی، راه‌اندازی، انجام عمليات و كسب نتيجه نهايی با يكديگر تعامل دارند.

4- فرهنگ: پشتيبانی و حمايت مديريت ارشد، همسويی عقايد، اعتماد، انگيز‍ش اجزا اصلی فرهنگ مديريت دانش به شمار می‌روند و توجه مستمر به اين اجزا ضروری است. به عبارتی شما بايد به اطلاعاتی كه از همكاران دريافت می‌كنيد، اعتماد داشته باشيد و اطلاعاتی كه همكار ديگر از شما دريافت می‌كند با توجه به اعتمادی كه به كار شما دارد، ارزشمند خواهد بود و اگر اين روند استمرار يابد موفقيت مديريت دانش را سبب می‌شود.

5- تعاون: جريان های كاری در سازمان‌های دانش بسيار به هم وابسته هستند. اين تعاون رمز موفقيت مديريت دانش است، چرا كه می‌تواند موانعی نظير تفاوت فرهنگ‌ها  را از ميان بردارد و افراد سازمان را در جهت رسيدن به اهداف هدايت كند.

6- سرمايه گذاری: سرمايه‌گذاری در مديريت  دانش به منظور تسريع بهره‌گيری از نوآوری‌ها و افزايش دانش افراد سازمان عامل مهمی به شمار می‌رود.

پس می‌توان گفت درك سيستماتيك و توجه به نكات فوق به سازمان‌ها كمك می‌كند تا مميزی دانش را انجام دهند و استراتژی مديريت دانش اثر بخش را با موفقيت پياده سازی نمايند.
برنامه‌هاي مديريت دانش و روند توليد دانش
ديويد اسكايرم (1999)، يكي از نويسندگان معتبر حوزه مديريت دانش، مي‌گويد بيشتر برنامه‌هاي مديريت دانش، بر هفت مرحله استراتژيك ذيل تمركز دارند:
- دانش مشتري: حياتي‌ترين دانش در بيشتر سازمان‌ها
- دانش در فرايندها: به‌كارگيري بهترين دانسته‌ها در حال انجام دادن وظايف
- دانش در محصولات و خدمات: راه‌حل‌هاي هوشمندانه براساس نيازهاي مشتريان
- دانش افراد: پرورش و كنترل قدرت ذهني كه ارزشمندترين سرمايه است.
- حافظه سازماني: اتصال به دروس گذشته يا هر جاي ديگري در سازمان
- دانش در ارتباطات: دانش فردي عميق كه همكاري موفقيت‌آميز را پشتيباني مي‌كند.
- دارايي‌هاي دانش: اندازه‌گيري و مديريت سرمايه فكري شما
روند توليد دانش در سازمان‌ها به اعتقاد نوناكا، از چهار عمل زير پيروي مي‌كند:
1. از ضمني به ضمني: زماني اتفاق مي‌افتد كه افراد در ارتباطات رو در رو به تبادل دانش مي‌پردازند.
2. از صريح به صريح: توليد دانش جديد با تركيب دانش‌هاي موجود است. مثلاً، مدير امور مالي يك سازمان، اطلاعات مالي قسمت‌هاي مختلف سازمان را گردآوري كرده و براساس آنها، گزارش مالي ارائه مي‌دهد.
3. از ضمني به صريح: تدوين تجربيات، عقايد، نظرات كاركنان به طوري كه توسط ديگران قابل استفاده باشد.
4. از صريح به ضمني: وقتي اتفاق مي‌افتد كه دانش صريح در كاركنان دروني شده و باعث گسترش و توسعه دانش شخصي آنان مي‌شود.
آموزش مديريت دانش
آموزش ناكافي كاربران، يكي از عوامل شايع عدم موفقيت برنامه‌هاي مديريت دانش است. نتيجه تحقيقات نشان مي‌دهد كه افزون‌بر نيمي از دلايل عدم موفقيت برنامه‌هاي مديريت دانش، به آموزش ناكارامد كاربران مربوط مي‌شود. كونيگ، در مقاله خود با عنوان «آموزش مديريت دانش» 4 عنصر اساسي مؤثر در برنامه آموزشي مديريت دانش را معرفي كرده است.
- تكنولوژي اطلاعات و كاربردهاي آن
- فرهنگ سازماني
- مباني مديريت دانش
- مباني اقتصاد و تجارت
و در خصوص تفاوت ميان سازمان يادگيرنده و مديريت دانش مي‌نويسد: مفهوم سازمان يادگيرنده، بر توليد دانش تأكيد دارد، در حالي كه مديريت دانش بر گردآوري، سازماندهي و اشاعه دانش متمركز است. مديريت دانش، گسترش يافته است تا سازمان ياد گيرنده و توليد دانش را پوشش بدهد.
چالش‌هاي پيش روي مديريت دانش
اساسي‌ترين چالش‌هاي مديريت دانش، توليد دانش نيست بلكه تصرف دانش و اشاعه آن است. براستي دانشي كه اشاعه داده نشود، ارزش بسيار محدودي براي سازمان دارد.
روش سنتي اشاعه و توليد دانش، گفت‌وگوهاي رو در رو بود، اما امروزه كه سازمان‌ها و شركت‌ها به سوي جهاني شدن حركت كرده و شكل مجازي پيدا مي‌كنند، روش‌هاي سنتي بسيار كند و غيرمؤثر هستند. بنابراين، لزوماً بايد از تكنولوژي براي گردش دانش سود جست.
يكي از ديگر چالش‌هاي واقعي مديريت دانش، تدوين تجربيات و عقايد كاركنان به صورتي قابل استفاده براي ديگران است.


نتيجه‌گيري
بايد توجه داشت كه اصولاً مديريت چيزي ناملموس و ذهني نظير دانش، امكان‌پذير نيست. آنچه مديريت مي‌شود، منابع دانش- تكنولوژي‌هاي مربوط به آنها- فرايندها و تكنيك‌ها و از همه مهمتر، عنصر انساني است كه منبع تمامي دانش‌هاست. سازمان يا شركتي كه در كاركنان خود انگيزه لازم براي اشتراك دانش ايجاد نكرده باشد، حجم بسيار چشمگيري از دانش خود را از دست خواهد داد.
نكته اساسي پشت پرده مديريت دانش اين است كه بهبود تمام عوامل منجر به موفقيت يك سازمان، مثل خلاقيت سازماني، كيفيت محصولات و خدمات، در گرو دسترس‌پذيري و استفاده كارامد از دانش برتر و بهتر است.
مسلماً تا چند سال آتي، مقوله دانش به عنوان جزء جدايي‌ناپذير تمامي مجموعه‌هاي سازماني خواهد شد و سازمان‌هايي در اين زمينه موفق خواهند بود كه زيرساخت‌هاي لازم براي پياده‌سازي آن را فراهم كرده و چارچوب مناسب آن را طراحي كنند.


منابع:
1. Rollo, C. and T. Clarke (2001). International best practice: case studies in knowledge management. Sydney, Standadrs Australia International Limited.


2. Skyrme, D. (1999) KM basics, knowledge connections, David Skyrme Associates.


3. Koenig, M.E.D. (1999). "Education for knowledge management". Information Services and use 19 (1): 17-32


4. Bouthillier, F & Shearer, K (2002) "Understanding knowledge management and information management: The need for an empirical perspective", Information Research, 8, 1.