نظارت و كنترل در مديريت آموزشي
چكيده
در اين مقاله، طي مقدمهي كوتاهي بهاهميت كنترل در مديريت و ضرورت آشناييمديران با انواع كنترل اشاره ميشود. كنترل، كاركرد مهمي در مديريت است كه معلوم ميداردفعاليتهاي سازمان تا چه اندازه در جهت اهداف است و با برنامههاي از پيش تعيين شدهمطابقت دارد. نويسندهي اين مقاله با ارائهي چند تعريف از مفهوم كنترل، مقولههايي از قبيلنظارت و كنترل، ويژگيهاي كنترل، انواع كنترل و راهكارهاي اجرايي در مديريت مدارس رامورد بحث قرار ميدهد و در نتيجهگيري نهايي، كنترل را يكي از مهمترين كاركردهايمديريت در برنامهريزي درسي، سازماندهي و رهبري قلمداد ميكند. او بر آن است كه مديرانبايد با استفاده از دانش، روشها و فنون و تجربه، تضاد ميان آزادي فردي و كنترل سازماني رابرطرف كنند. همچنين بهاين امر بايد توجه نمود كه مديران بايستي بر كليهي اهداف علمي،اخلاقي، تربيتي ،اجتماعي، فرهنگي و اقتصادي مدرسه نظارت داشته باشند و نيز بر تخصصمعلمان، روشهاي تدريس، روابط با دانشآموزان و نظاير آن كنترل داشته باشند. ولي بايددقت نمود كه براي دستيابي بهنوعي نظارت و كنترل مؤثر بايد همهي جوانب موضوع رامورد بررسي و دقت قرار داده تا پيامدهاي اين فرايند، مثبت و پرثمر باشد.
مقدمه
يكي از وظايف اساسي مديران، نظارت و كنترل بر امور و جريانهاي آموزشي درمدرسه است. كنترل، سبب مقايسهي امور پيشبيني شده با فعاليتهاي انجام شدهميشود، ميزان پيشرفت را در جهت تحقق اهداف سازمان اندازهگيري ميكند و باعثتشخيص بههنگام انحراف از برنامه ميگردد. در اثر كنترل، عملكرد فرد و سازمانارزشيابي ميشود و بدون آن، اقدامات اصلاحي بههنگام انجام نميشود و سازمانبهسوي بينظمي پيش ميرود بنابراين، مديريت خوب مستلزم كنترل مؤثر است(علاقهبند، 1375، ص 125).
مديران بايد با انواع كنترل آشنا باشند و راه بهكارگيري آنها را بدانند بهعلاوه يكمدير موفق بايد يك تشخيص دهندهي خوب باشد، كاركنان خود را بشناسد و درضمن كار و جلسات غيررسمي، با ويژگيهاي شخصيتي و اخلاقي آنان آشنا شود. امادر هنگام كنترل، از افراط و تفريط بپرهيزد و بهجاي كنترل مستقيم كاركنان، بهكنترلبرنامهها بپردازد.
متأسفانه در بعضي سازمانها و بهويژه سازمانهاي آموزشي، دقت و نظارت بيشاز حدي در مورد كاركنان صورت ميگيرد كه بهتضعيف روحيه و ايجاد تنش واضطراب ميانجامد. در نتيجه، رغبت و انگيزه براي كار از بين ميرود و كاركنان برايانجام دادن امور، تا حدي تلاش ميكنند كه اخراج نشوند. بنابراين، براي استفادهبهينه از منابع و امكانات مالي و انساني و تحقق اهداف، مديران بايد حد تعادلي بينكنترل و آزادي فردي قائل شوند.
ضرورت و اهميت كنترل
كنترل يكي از كاركردهاي مهم مديريت است; زيرا مشخص ميكند كه فعاليتهايسازمان تا چه اندازه در جهت اهداف آن است و تا چه اندازه اهداف با برنامههاي ازپيش تعيين شده انطباق دارد. بهعلاوه، كنترل مقدار پيشرفت عمليات را ميسنجد،مواردي را كه بايد اصلاح شود، مشخص ميسازد، در زمان صرفهجويي ميكند وحداكثر استفاده را از حداقل امكانات بهعمل ميآورد. >كنترل با اندازهگيري نتايج،مقايسه با انتظارات و اتخاذ تصميم صحيح ارتباط دارد.< (كوهن، 1986، ص 412).
واحدهاي آموزشي محل پرورش استعدادهاي بالقوه دانشآموزان و شكوفاشدن اينموهبتهاي الهي است. اما بدون كنترل مؤثر، اين ذخاير نهفته در سرشت فرزندان مااز بين خواهد رفت. >هر فعاليت جمعي ناظر بر هدف، بهكنترل نياز دارد و بدونكنترل، بودن سازمانها غيرقابل تصور است. بهعلاوه واقعيتهاي زندگي سازماني،كنترل دقيق آنرا الزامي ميسازد. سازمانها در معرض تغييرات مداوم قرار دارند وفعاليت آنها روز بهروز پيچيدهتر ميشود. كاركنان سازمان، افراد انساني هستند ورفتار آنها بري از خطا نيست. تفويض اختيار براي تسهيل كار اجتنابناپذير است وهمهي اين موارد، كنترل و نظارت و اهميت آن را آشكار ميكند< (علاقهبند، 1375).
تعريف كنترل
تعاريف متعددي از كنترل و نظارت ارائه گرديده كه در ذيل بهطور مختصر بهبرخياز آنها اشاره ميگردد.
1 - كنترل يعني بررسي اين كه همه چيز بر طبق قوانين و دستورهايي كه قبلا تعيينشده بود، انجام ميشود يا خير (هوي، ميسكل، ترجمه عباسزاده، 1376(
2 - كنترل فرايند حصول از تحقق كارآمد اهداف سازمان است (پرداختچي،1372، ص 13).
3 - كنترل عبارت است از توجه بهنتايج كار (بازخورد) و پيگيري براي مقايسهفعاليتهاي انجام شده با برنامهها و اعمال اصلاحات مقتضي در مواردي كه ازانتظارات انحرافي صورت گرفته است (بلانچارد، ترجمه علاقهبند، 1372).
4 - فراگرد كنترل، ميزان پيشرفت در جهت هدفها را اندازهگيري ميكند ومديران را قادر ميسازد انحراف از برنامه را بههنگام تشخيص دهند و اقداماتاصلاحي را بهعمل آورند (علاقهبند، 1368(
5 - كنترل، تلاش منظمي در جهت رسيدن بهاهداف استاندارد، طراحي سيستمبازخورد اطلاعات، مقايسهي اجزاي واقعي با استانداردهاي از پيش تعيين شده وسرانجام، تعيين انحرافات احتمالي و سنجش ارزش آنها بر روند اجرايي است كهحداكثر كارآيي را در بر ميگيرد (رضاييان، 1371).
6 - نظارت و كنترل بهمعني بازديد و مراقبت از طرز پيشرفت اجراي عمليات درمقايسه با وضع مطلوب و تغيير و تصحيح عمليات بهمنظور جلوگيري از انحراف ازتحقق اهداف سازمان آموزشي است (ميركمالي، 1374).
7 - كنترل عبارت است از حصول اطمينان از اجراي درست برنامهها (دابرين،1989)
تفاوت نظارت و كنترل
معمولا اصطلاحات نظارت و كنترل با هم مورد استفاده قرار ميگيرند. عدهاي ازصاحبنظران نيز معتقد بهجدايي مفهوم آن هستند. گاهي اوقات از كلمهي نظارتمعني نظارت و كنترل و از مفهوم كنترل معني نظارت و كنترل ادراك ميشود.
بههر حال، اگرچه هر يك از اصطلاحات نظارت و كنترل داراي معاني متفاوتيهستند، اما در عين حال كاملا بههم مربوط و وابسته ميباشند.
بعضي نويسندگان، نظارت و كنترل را مترادف ميدانند و آنها را بهجاي هم بهكارميبرند. اما اين دو واژه تا حدودي تفاوت دارند; زيرا نظارت لطيفتر از كنترل است.>نظارت مقدم بر كنترل و بهعبارتي، مهمتر از آن است. بههمين دليل با نظارتهايدرست و مستمر، شايد بهكنترل نيازي نباشد< (ميركمالي، 1374).
كنترل و نظارت در مدرسه
مديران آموزشي از جهات مختلف بايد بر كار سازمان و نيروهاي آموزشي نظارتداشته باشند. بررسي ميزان دستيابي اهداف آموزشي از اهم وظايف مديران است.
نرسيدن بههمه و يا بعضي از اهداف سبب اختلال در رفتار و شخصيت فرد وبههمين ترتيب در امور اجتماعي است. مدير مدرسه بايد مطمئن شود كه هر يك ازكلاسها و دروس بهاهداف جزيي و كلي خود ميرسند. بههمين دليل بايد بهطريقمقتضي كار همهي معلمان، دانشآموزان و كاركنان مورد بررسي و دقت نظر قرار گيرد.
كار نظارت بر امور مدرسه بهمسائلي فراتر از موضوعهاي فوق مانند بررسي ميزانانگيزش دانشآموزان و معلمان و نظارت بر حدود رضايت شغلي آنها ميرسد.
يكي از صاحبنظران سياههاي از موضوعها را در مورد نظارت بر كار معلمان وامور مدرسه تنظيم كرده است كه بهطور خلاصه ارائه ميگردد (همان منبع، 1383(
1 - كسب اطلاعات دربارهي برنامهريزي و آمادگي
2 - كسب اطلاعات دربارهي مديريت و سازماندهي كلاس
3 - كسب اطلاعات دربارهي روشهاي تدريس
4 - كسب اطلاعات دربارهي روابط با بچهها
5 - كسب اطلاعات دربارهي كيفيت يادگيري و موفقيت بچهها
6 - كسب اطلاعات دربارهي چگونگي نگهداري سوابق دانشآموزان
ويژگيهاي كنترل
دانكن ويژگيهاي كنترل مؤثر را بهشرح زير بيان كرده است:
1 - قابل فهم باشد
2 - از الگوهاي سازماني تبعيت كند
3 - انحرافها را بهسرعت ثبت كند
4 - انعطافپذير باشد
5 - صرفهجويانه باشد (علاقهبند، 1368)
ملاك كنترل زماني مؤثر است كه دقت مورد قبول اعضاي سازمان و دارايروشهاي كنترل اندازهگيري درست و متناسب باشد.
در نظر گرفتن هزينههاي مقرون بهصرفه براي تحقق اهداف، از ديگر ويژگيهايكنترل است. آن دسته از فعاليتها، كه بيش از ساير فعاليتها، عملكرد سازمان راتحت تأثير قرار ميدهد، اولويت بيشتري دارد و بايد در درجهي اول مورد كنترل قرارگيرد. >كنترل وقتي صرفهجويانه است كه هزينههاي مصرف شده براي اقداماتاصلاح يا پيشگيري از بروز آنها، از منافع حاصل از آن اقدامات كمتر باشد< (همانمنبع 1368)
در طراحي نظام مؤثر كنترل، آثار غيرمستقيمي بهشرح زير وجود دارد:
1 - تقويت روحيهي اعتماد و وفاداري در سازمان;
2 - گسترش نوآوري و ابتكار عمل;
3 - ايجاد انگيزهي مثبت و رضايت خاطر در كاركنان;
4 - افزايش مشاركت افراد در تصميمگيريها;
5 - بهرهمند ساختن افراد از لذت كسب موفقيت;
6 - ايجاد رابطهي منطقي بين تلاش و پاداش;
7 - بهرهگيري مؤثر از اطلاعات (عظيمي، 1377).
از ديگر ويژگيهاي كنترل اين است كه در بستري روشن مطرح گردد تا كاركنان ومديران از اقدامات آگاه باشند. <يكي از مسائل مهم نظارت و كنترل مؤثر درمحيطهاي آموزشي، روشن ساختن انتظارات و اهداف مدرسه براي همهي معلمان ودانشآموزان است. < (ميركمالي، 1383).
انواع كنترل
با توجه بهموقعيتهاي متفاوت كاري در يك سازمان، شناخت و كاربرد انواعكنترل از جملهي مسائل حائز اهميتي است كه دقت زيادي ميطلبد تا از زيانهاياحتمالي جلوگيري شود. انواع كنترل عبارت است از:
1 - كنترل مقدماتي:
اين نوع كنترل زماني مؤثر است كه مديران، اطلاعات را بههنگام و دقيق كسبكرده باشند و آگاهيهاي لازم را در خصوص تغييرات محيطي و پيشرفت طرح و نقشهدر جهت حصول اهداف مطلوب به دست آورده باشند. كنترل مقدماتي، پيشاپيش ازانحرافها جلوگيري ميكند و براي گزينش و استخدام افراد مفيد است. زيرا تناسبويژگيهاي شخصيتي افراد با شغل مورد نظر آنان را در نظر ميگيرد و بهسنخيتروحيهي افراد و نوع شغل توجه دارد. در اين نوع كنترل، آموزش پيش از شروع كارضروري است تا در زمان، هزينه، منابع انساني، مالي و مادي صرفهجويي شود و امورتسهيل گردد.
2 - كنترل همگام:
در اين نوع كنترل، هدايت و سرپرستي امور زير نظر مديران است كه بر كارزيردستان نظارت ميكنند و آموزش لازم را بهآنان ميدهند. افراد طبق شرح وظايفخود، امور محول شده را انجام ميدهند و پيروي از مقررات و دستورالعملها ازويژگيهاي اين نوع كنترل است (علاقهبند، 1368)
3 - كنترل بازخورد:
اين نوع كنترل ناظر بر نتايج نهايي كار است. اطلاع از نتايج كار و مقايسهي آن باملاكها، انحرافهاي احتمالي و اقدامات اصلاحي لازم را مشخص ميكند. كاركنترل، مجددٹ با استفاده از بازخورد شروع ميشود و زماني كه مديران نتايج نهاييكار را مشاهده ميكنند، فعاليتهاي انجام شدهي گذشته، راهنماي اقدامات آيندهآنان خواهد بود (همان منبع)
راهكارهاي اجرايي در مديريت مدارس
1 - ايجاد جو دوستانه بين مدير و كاركنان: زماني كه معلمان داوطلب باشند تامديران بر امور تدريس آنان نظارت داشته باشند يا از كلاس آنان بازديد كنند، كنترلآسانتر ميشود. زيرا بازديد در يك وضعيت عادي صورت ميگيرد و معلمان احساسآرامش ميكنند. بهعلاوه، ارتباط بسيار نزديكي بين مدير و معلمان برقرار ميشود.
2 - تأكيد بر كنترل برنامه بهجاي كنترل افراد: ماري پاركر فالت، بين كنترل امور وكنترل آدمها، تفكيك قائل شده است و ميگويد: معمولا اشخاص كنترل را مترادف باكنترل آدمها ميدانند. براي مثال، مديران ميخواهند كاركنان را كنترل كنند اما آنچهمطلوب بهنظر ميرسد كنترل امور است (پاركينسون، ترجمه ايراننژاد، 1376(
3 - برقراري روابط انساني و غيررسمي در محيطهاي آموزشي: وقتي گروههايغيررسمي با دستگاه مديريت سازگار و منطبق شوند، بازده افزايش مييابد، زيرااعضاي اين گروهها احساس مشاركت ميكنند و بهپيشرفت علاقهمند ميشوند.
4 - برقراري جو توأم با احترام: در نظر گرفتن شخصيت دانشآموزان و محترمشمردن آراي آنان و توجه بهافكار و عقايد كاركنان، از مسائلي است كه امر كنترل راآسان ميكند. >ارتباط در مدرسه زماني موفقيتآميز است كه فرستنده و گيرندهيپيام، درك مشابهي از محتواي آن داشته باشند. <
(هوي و ميسكل، ترجمهسيدعباسزاده، 1376(
5 - آموزش: >كنترل كردن فرآيندهاي يادگيري و تدريس در كلاس، بهسادگي وبهطور مستقيم، سبب كنترل ارزشها و استانداردهايي نميشود كه ميتوانيم آنها را درحكم كنترل كلان در نظر بگيريم. اما ميتوانيم از آنها براي كنترل عملياتي فعاليتهايآموزشي استفاده كنيم.< انتقال اطلاعات بخشنامهها، آييننامهها و دستورالعملهابهتمام كاركنان و دانشآموزان و ارائه آگاهيهاي لازم بهاوليا از طريق آموزش دركلاسهاي خانواده و ارتباط بين خانه و مدرسه، تشويق معلمان بهشركت دركلاسهاي ضمن خدمت، براي افزايش تخصص و ارائهي روشهاي صحيح مطالعهبهدانشآموزان از جمله اموري است كه كار كنترل را آسان ميكند.
وايلز عقيده دارد: >معلمان هنگامي مطالب تازه را فرا ميگيرند كه براي آن آمادگيداشته باشند. هنگامي كه آنان براي حل مشكلي تقاضاي ياري ميكنند يا وقتي كهضمن مطالعه يا مذاكره با افرادي كه مورد علاقهي آنانند بهنكتهي تازهايبرميخورند، آنها را بهراحتي فرا ميگيرند<
(كيمبل وايلز، ترجمه طوسي، 1372)
6 - پرسشهاي مستمر كلاسي و آزمونهاي كتبي: تجربه نشان داده است معلمانيكه دروس تدريس شده را بهطور مداوم ميپرسند، دانشآموزان را موظف ميكنندبهمطالعه بپردازند و اين كار، آمادگي دانشآموزان را براي يادگيري افزايش ميدهد.بهعلاوه با پرسشهاي شفاهي و آزمونهاي كتبي، نقاط قوت و ضعف آنان مشخصميشود و معلم ميتواند اصلاحات لازم را در زمينهي تدريس خود انجام دهد اماعلاوه بر آموزش، روشهاي ديگري نيز براي كنترل وجود دارد كه عبارتند از:
الف - تغيير و جابهجايي: اگر افراد از تدريس در كلاس بهخصوصي خسته شدهباشند و اين كار براي آنان صورت يكنواخت و بدون جاذبهاي يافته باشد، ميتوانندبا تغيير محل كار يا پايهي تدريس، جلو اشتباهات خود را بگيرند. گاهي اوقات تغييرسبب دقت بيشتر ميشود و بر انگيزهي افراد تأثير ميگذارد. بنابراين، چرخش شغلسبب بهوجود آمدن ديد بازتري نسبت بهكل سازمان و احتمالا ايجاد انگيزههايجديد ميشود.
ب - گزينش: گاه بايد علاوه بر حفظ نيروهاي موجود، افراد جديد را استخدامكرد تا مشكلات سازمان حل شود. بنابراين، در هر گزينش بايد نيازهاي سازمان را رفعكرد و اشكالات موجود را در نظر گرفت.
ج - تأمين شرايط و زمينههاي مناسب: امكان دارد نبود وسايل و امكانات كافي،سبب انحراف سازمان از اهداف خود شود. براي مثال، ممكن است در يكآزمايشگاه، وسايل فرسوده بهتعمير نياز داشته باشند يا مشرف بودن كلاس بهخيابان،سبب انحراف ذهن دانشآموزان از درس شود.
د - تنبيههاي انضباطي: مسؤولان سازمانهاي آموزشي موظفاند انسانهاييمسؤول و وفادار بهقوانين، مقررات و وظايف سازماني تربيت كنند. بر همين اساس،پس از پيمودن مراحل لازم تربيتي و بهوجود آوردن حس مسؤوليت در دانشآموزان،از آنان ميخواهند كه مطابق مقررات و انتظارات مدرسه عمل كنند. تنبيه انضباطي،تحمل محدوديت يا مجازات حاصل از قصور در اجراي وظايف و رعايت مقرراتاست و براساس آن با دانشآموز رفتار ميشود. مقررات خاص تخلفات اداريكارمندان دولت و معلمان نيز اساس رسيدگي بهتخلفات معلمان است. هدف اصليتنبيه، ادارهي سازمان و برقراري نظم اجتماعي و در نهايت، سازندگي است. اما اگرمديري از مقررات انضباطي بهصورت منفي و انتقامجويانه استفاده كند، آسيبهايزيادي بهروحيهي افراد و بهخود سازمان وارد ميكند.
ه' - اخراج: يكي از نادرترين شيوههاي كنترل، اخراج است. اگر پس از مطالعهيدقيق و كامل، مديري بهاين نتيجه برسد كه راهي براي اصلاح و تغيير فردي وجودندارد، ميتواند او را اخراج كند.
خلاصه و نتيجهگيري
بهطور كلي، كنترل يكي از مهمترين كاركردهاي اساسي مديريت است كه دربرنامهريزي، سازمان دهي، رهبري و... اثر بهسزايي دارد. كار هيچ سازماني بدونكنترل، موفقيتآميز نخواهد بود. زيرا كار در سازمان براي رسيدن بهاهدافي صورتميگيرد و رفتار كاركنان بايد تابع موازين و مقررات باشد. اما مديراني نيز بايد بتواننداز طريق استفاده از دانش، روشها، فنون و تجربه، مسأله تضاد بين آزادي فردي وكنترل سازماني را حل كنند. استفاده از روش خودكنترلي سبب ميشود كه افراد باتعمق و تفكر، رفتار و عمل خود را از درون كنترل كنند. دراين حالت عامل كنترلكننده، بيروني و تحميلي نيست و فرد تمايل مييابد وظايف خود را بدون كنترلديگران، بهطور صحيح انجام دهد.
منابع
پاركينسون، نوورث كوت و ديگران (انديشههاي بزرگ مديريت) ترجمه مهدي ايراننژاد پاريزي، تهران:مؤسسه بانكداري ايران، 1376.
پرداختچي، محمدحسن (تعريف و كاركردهاي مديريت) فصلنامه مديريت در آموزش و پرورش، سال دوم،شماره 2 (1372).
رضاييان، علي، اصول مديريت، تهران: سمت، 1371.
عظيمي اناركي، شهلا، (راهكارهاي طراحي سيستم مؤثر كنترل) فصلنامه مديريت در آموزش و پرورش، دورهپنجم (1377(
علاقهبند، علي، مديريت عمومي، تهران: نشر روان، 1375.
علاقهبند، علي، مقدمات مديريت آموزشي، تهران: دانشگاه پيامنور، 1368.
ميركمالي، سيدمحمد، رهبري و مديريت آموزشي، تهران: يسطرون، 1383.
وايلز،كيمبل، مديريت و رهبري آموزشي، ترجمه محمدعلي طوسي، تهران: مركز آموزش مديريت دولتي،1372.
هرسي، پال و بلانچارد، كنت، مديريت رفتار سازماني، ترجمه علي علاقهبند، تهران: اميركبير، 1372.
هوي، وين ك. و ميسكل، سسيل ج.، تئوري تحقيق و عمل در مديريت آموزشي، ترجمه ميرمحمدسيدعباسزاده، اروميه، دانشگاه اروميه، 1376.
Berry, Antony et al (1995). Management Control Theories, Issues and Practices,G.B: McMillan Press.
Cohen, Gerard (1986) . The Nature of Management, Banking and Finance Series,G.B: Graham and Troman.
Dubrin, Addrew. J, et al (1989). Management and organization, U.S.A:South-Western Publishing.
علی جباری دکتری مدیریت آموزشی