ارشدان مدیریت آموزشی

بسم الله الرحمن الرحیم

دانشگاه آزاد اسلامی واحد مرودشت

گروه کارشناسی ارشد رشته مدیریت آموزشی

واحد تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها

موضوع : تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل گر سیستم کیست ؟

منبع : زاهدی ، شمس السادات ، 1323 – تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها (مبانی سیستم های اطلاعاتی مدیریت )

استاد راهنما : دکتر ایرانبان

تهیه و تنظیم کننده: اکبر جدیدی

((بهار 88))

فهرست مطالب:

موضوع اول : اهداف کلی و رفتاری درس

موضوع دوم : تعریف تجزیه و تحلیل سیستم و وجود آن در یک سازمان

موضوع سوم : وظایف مدیران

موضوع چهارم :مهمترین وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم

موضوع پنجم : اهم فواید  تجزیه و تحلیل سیستم ها

موضوع ششم : آنالیست یا تحلیلگر سیستم کیست و وظایف آن

موضوع هفتم : ویژگیهای تحلیل گر

موضوع هشتم : سیکل تجزیه و تحلیل

هدفهای کلی :

1-شناخت تجزیه و تحلیل سیستم

2-آشنایی با نحوه ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

3-شناخت نقش تحلیل گر سیستم

هدفهای رفتاری : انتظار می رود در پایان این فصل :

1-تجزیه و تحلیل سیستم را تعریف کنید .

2-منظور از روش و شیوه را در تجزیه و تحلیل سیستم بیان کنید .

3-مهمترین وظیفه مدیران را که با تجزیه و تحلیل مرتبط می شود توضیح دهید .

4-نحوه ارتباط سیستم را با روشها و شیوه ها رسم کنید .

5-مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستم را ذکر کنید .

6-برخی از ویژگیهای مهم تحلیل گر سیستم را بر شمارید .

تعریف تجزیه و تحلیل سیستم :

شناخت جنبه های مختلف سیستم ، چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین انها به منظور دستیابی به اطلاعات بنیادین جهت طراحی و اجرای یک سیستم مناسبتر است .

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم ، ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان ، از طریق یافتن رویه ها و روشهای بهتر انجام کار است .

سیستم در یک سازمان : مجموعه ای از روشها که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آنها ، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد .

روشها : مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدفهای نهایی سازمان دست یافت .

شیوه : تشریح جزئیات نحوه انجام دادن کار .

وظایف مدیران : ایجاد تغییر بمنظور بهبود سازمان ، مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند ، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد تغییرات لازم را در سازمان خود بوجود آورند و از جدید ترین روشها و شیوه ها ی انجام کار در اداره امور سازمان خود بهره گیرند . چرا که ما در دنیایی شتابزده و با تغییرات سریع زندگی می کنیم .

هدف تمام سیستم ها بقاست ، یعنی بودن و وجود داشتن است ووظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییر و تلاش در جهت اعمال نفوذ بر تغییر است ، همگامی با آخرین پیشرفتها نیاز به تلاش صد چندان دارد . در دنیایی که به سرعت در حال حرکت است ، توقف شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد .

سه عامل عدم تغییر در سازمانها و سیستم ها :

1-برخی افراد با وضع موجود انس می گیرند حتی اگر این انس ، غیر منطقی باشد .

2-گروهی از کارکنان به علت جمود فکری و ترس از تغییر به دنبال ثبات هستند ، در حالی که بقای خود آنها مشروط به تغییر است .

·        جان لاک در این مورد اشاره جالبی دارد و می گوید : ثبات از خواص اذهان تنگ است .

3-برخی افراد نیز به علت احساس نا امنی و عدم آگاهی از نحوه کاربرد شیوه های نوین و نیز احتمال از دست دادن منافع خاصی که در وضع موجود دارند .

مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند ، سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغیر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد نشان می دهد . چنین سازمانی می تواند در دنیای بی ترحم رقابت ها به موجودیت خود ادامه دهد ، از محیط خویش تاثیر پذیرد ، برآن تاثیر گذارد وروز به روز به سطح بالا تری از تکامل برسد .

متخصصین تجزیه و تحلیل را هم می توان از نیروی انسانی موجود سازمان و هم می توان از خارج سازمان دعوت به کار کرد .

چنانچه متخصصین از خارج سازمان دعوت شوند چون با مشکلات سازمانی خو نگرفته اند بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبودها را تشخیص بدهند و نیز با دید علمی تری نسبت به بررسی سیستم های سازمان اقدام خواهند کرد .

چنانچه متخصصین ، واحدی از خود سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه را بطور مداوم بر عهده گیرند ، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد .

در حال حاضر هم در تشکیلات وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی و نیز موسسات بخش خصوصی واحدهائی برای اجرای این وظیفه مهم بوجود آمده اند و هم موسساتی نیز بطور مستقل به عنوان مشاورین مدیریت بوجود آمده اند .

مهمترین وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم :

1-تجزیه و تحلیل سازمان بمنظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان

2-استقرار مناسبترین سیستمها ، روشها و شیوه های انجام کار در سازمان

3-تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئوول

4-کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفتها از این طریق

5-تدوین دستورالعملهای کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان

6-تجزیه و تحلیل نحوه تقسیم کار به منظور تقسیم منطقی و درست کار بین کارکنان

7-تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ،  بمنظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار

8-تجزیه و تحلیل بمنظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار

9-زمان سنجی کار برای ایجاد سرعت در ارائه کالا و خدمات به مشتریان

10-بررسی ، کنترل و طراحی فرمهای مورد نیاز سازمان

11-تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد

12-بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستمهای جدید (سیستمهای مکانیزه و کامپیوتری )

13-ایجاد روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان

14-تلاش در جهت افزایش سطح کارآیی ، اثر بخشی و بهره وری در کل سازمان

مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارتند از :

1-اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی

2-بهره وری یک سازمان رابطورمعمول را با استفاده از دو طریق زیر می توان افزایش داد :

الف- تشویق افراد به کار کردن بیشتر . ب – ساده کردن و بهسازی روشهای کار

3-اقدامی بمنظور مدد رسانی به مدیران و مقامات مسئوول در زمینه سیاستگذاری و تصمیم گیری است.

4-ساختار سازمانی مناسب تر ،روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پر ثمرتر بوجود می آید .

5-می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از اتلاف نیروی انسانی جلوگیری کرد .

6-از میزان اشتباهات و خطاها کاسته می شود و خدمت به مشتریان سرعت می یابد .

7-بدست آوردن اطلاعات دقیق و بهنگام از وضع موجود که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد .

  آنالیست یا تحلیلگر سیستم کیست ؟

فردی علاقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها که با استفاده از آموخته های علمی و شیوه های کاربردی از صلاحیت لازم برای انجام دادن بررسیهای همه جانبه در زمینه تجزیه و تحلیل برخوردار است .

دو وظیفه اساسی تحلیل گر سیستم چیست ؟

1-ارزیابی : اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی کند .

2-همیاری : پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارائی ارائه دهد .

تحلیل گر می کوشد تا مسائل موجود را بخوبی بشناسد و درک کند و برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد .

ویژگیهای تحلیل گر عبارتند از :

1-به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد .

2-دارای ذهنی پرسشگر باشد .

3-اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحد در آورد .

4-متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد .

5-با بررسی کافی و برخورد سیستمی،علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل اقدام کند .      

6-واقعیات را همانگونه که هستند ،ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند .

7-به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.(به دلیل ذخیره سازی کارکنان را اخراج نکند )

8-تحلیل گر باید صبور باشد .

از آنجا که تجزیه و تحلیل ، کاری مستمر و دائم است تجزیه وتحلیل سیستمها و روشها باید به طور مستمر و متعالی در سازمان انجام گیرد و وضع موجود سازمان را با آخرین تغییرات و تحولات تطبیق دهد . از قدمهای آن بعنوان دور،چرخه و یا سیکل تجزیه و تحلیل یاد شده و مراحلی که در این سیکل طی میشود عبارتند از :

1-شناخت کل سیستم                           7-انتخاب روش مناسب

2-تشخیص مشکلات                             8-تنظیم گزارش پیشنهادی

3-انتخاب مهمترین مشکل                      9-پیگیری به منظور اجرا

4-تعیین علل مشکل                             10-ارزیابی مجدد روش نو

5-بررسی راههای حل مشکل                   11- جرح و تعدیل روش نو

6-ارزیابی نتایج هر یک از روشها               12-استقرار روش نو