ارشدان مدیریت آموزشی

كسب و كارهاي امروزي بايد سريعاً مسير خود را تغيير دهند. ارتباطات و اطلاعات، ابزارهاي ضروري نوآوري، خدمت دهي خوب به مشتريان، پايداري بالا و تغيير هستند و بايستي آزادانه جريان داشته باشند. در يك تحقيق سازماني، در پاسخ به اين پرسش كه به منظور ارتقاي محيط كار خود، دوست داريد شاهد چه كاري از سوي مديران و يا سرپرستان خود باشيد؟ 69 درصد از پاسخگويان چنين اظهار داشته اند: ارتباطات بهتر. به شيوه هاي متعدد ارتباطات فكر كنيد (تلفن همراه، اينترنت، ايميل، پيجر و...)، قدرت ما براي ارتباط بهبود يافته است اما برخلاف آنچه كه درست به نظر مي رسد كيفيت ارتباطات تنزل كرده است. به عبارت ديگر، كميت ابزارهاي ارتباطي افزايش و كيفيت ارتباط كاهش يافته است. در سال 1995، شركت بوئينگ، زماني كه اتحاديه ماشين كاران، اعتصاب 69 روزه خود را عليه اين شركت آغاز كرد، درگير دومين و طولاني ترين اعتصاب عليه خود شد. اين شركت ميليونها دلار را از دست داد و دردسرهاي خدمت به مشتريان بزرگ (36 خط هوايي) را تجربه كرد.

بخشي از اين مشكل مربوط به اين بود كه زماني كه شركت بوئينگ مشغول موعظه كارگروهي و بهره وري بود برخي از كارها را براي هزينه كمتر به پيمانكاران فرعي واگذار كرد. اين قطع ارتباط بين آنچه مديران مي گفتند و انجام مي دادند به بروز تنش بين اتحاديه و شركت منجر شد. رئيس و شركت بوئينگ تقصير را بر گردن فقدان فهم عواطف و احساسات كارگران و شكست در ارتباط شركت با نيروي كار انداخت. او خاطرنشان كرد كه بخشي از مشكل به دليل عدم توانايي بوئينگ در ارتباط متقابل موثر پيرامون ما چه كرديم و چرا كرديم ايجاد شد. در سال 1998 شركت (UNITED PRODUCT SERVICE)UPS نيز درگير سرنوشت مشابهي گرديد. با اعتصاب كاركنان، اين شركت بيش از 700 ميليون درآمد خود را از دست داد و اعتبار و اعتمادش نيز در بين كاركنان وفادار شركت بر باد رفت. در اين رابطه مدير منـــابع انساني شركت آتلانتا گفت: هيچ كس برنده نشد. او خاطرنشان ساخت كه مي شد جلو اين اعتصاب را گرفت اگر UPS ارتباط بهتري را قبل و يا درحين مذاكرات برقرار مي كرد. UPS دو درس مهم از اين اعتصاب آموخت: اول اينكه كاركنان درك كاملي از مزاياي كاري خود قبل از اعتصاب نداشتند، اگر آنها در اين مورد اطلاع درستي داشتند شايد برخي از ابهاماتي كه وجود داشت از بين مي رفت.

به طوري كه در توافق نهايي بين اتحاديه و مديريت افزايش مزاياي كاركنان به طور برجسته اي نسبت به قبل از قرارداد افزايش نيافت. دوم اينكه، UPS ضرورت ارتباط درضمن فرايند مذاكرات را كم اهميت تخمين زده بود. به منظور اجتناب از ابهام كاركنان كه در جريان مذاكرات به سرعت چرخش كرد، UPS افسار اطلاعات را بيش از حد محكم كرد كه يك اشتباه عمده آن را گشود. كاركنان مي خواستند بدانند چه چيزي در جريان است و بسياري از آنها احساس كردند توسط مديريت لورفته و كارشان را از دست مي دهند، فقدان اطلاعات موجي از واپس زني، خشم، رنجش و كاهش درآمد را براي شركت ايجاد كرد.

سرانجام UPS آموخت كه هرگز نبايد فرض كرد كه كاركنـــان شما آنچه را كه شما فكر مي كنيد مي دانند، مي دانند.

سازمانهاي با دسترسي بالا و پايين
دو نوع اصلي از سازمانها وجود دارند. سازمانهايي با دسترسي بالا و سازمانهاي با دسترسي پايين. ارتباط خوب، نشانه تمام عيار سازماني با پايداري بالاست كه در قلب آن، ارتباط حدوداً در همه جا وجود دارد. در سازمانهاي با دسترسي پايين، جريان ارتباط محفوظ و محدود است.  درحقيقت، كاركنان خود را در تاريكي مي يابند مثل قارچ، در حاشيــه باريكي از شرح وظايف محدود و درجه بندي مي شوند و در چارت سازماني قرار مي گيرند. جاي تعجب نيست كه در اين سازمانها، بسياري از آنها به طور سلسله مراتبي با مشكلات بزرگتري در واكنش با تغيير، نوسانات نيازهاي مشتريان و روان بودن محيطهاي كاري مدرن مواجه مي شوند. برعكس، در سازمانهايي با دسترسي بالا اطلاعات تا بالاترين حد امكان اوج مي گيرد و همه را شريك مي كند. افراد اطلاعات بيشتري دارند و بنابراين، مي توانند سريعاً به نيازهاي مشتريان و محيط پاسخ دهند. سازمانهاي با دسترسي بالا خود را به ارتباطات شفاف و باز متعهد مي دانند.

نشانه هاي سازمانهاي با دسترسي پايين
اين سازمانها داراي فرهنگ مبتني بر مقررات هستند. مديريت بيشتر بر قدرت تحميل قوانين و مقررات تاكيد دارد تا حذف قوانين و مقررات غيرضروري؛
در اين سازمانها تصميم گيري متمركز است و فرايند تصميم گيري از بالا به پايين است؛
اين سازمانها داراي سيستم هاي پاداشي هستند كــــــه تغيير و نوآوري را به حداقل مي رساند چرا كه فقط مديران بالاي اين سازمانها مسئول تغيير و تاييد هر نوع قانون و مقررات هستند. سرعت تصميم گيري نيز كند است زيرا مسئوليت و قدرت تصميم گيري از آنهايي سلب شده كه بيشترين نياز را براي آن دارند؛
در ايـــن سازمانها در مقابل تغيير، مقاومت مي شود. چنين سازمانهايي خود را در مقابل تغيير محافظت مي كنند و فقط يك حادثه، يك تهديد يا يك بحران عمومي براي شروع تغيير كافي است؛

در اين سازمانها در بدترين شكل، از لايه هاي بالا به پايين اينكه چه نقشهايي بايستي داده شود، با چه كساني بايد صحبت شود و چه كساني بايد درگير شوند، ديكته مي شود و بالاخره اينكه در اين سازمانها درجه تحصيلي مهمتر از نتايج و دستاوردهاست.

مقاله حاضر از سايت http://www.chartcourse.com/articlemushroom.html تهيه و ترجمه شده است.

Mushroom Management:

Don’t Keep Your Workforce in the Dark

Today’s businesses must change course quickly. Communication and information are essential to innovation, good customer service, high retention, and change. And it has to flow freely.

In a survey my organization conducted, respondents where asked this question. "To improve your workplace environment what would you like to see your executives/supervisors/managers do?"

69% of the respondents said be "Better at communicating."

You’d think that with so many ways to communicate—cell phones, Internet, E-mail, personal digital assistants, pagers, etc—our ability to communicate would improve. But the opposite seems to be true: as technology advances, the quality of communication declines. Put another way, as the quantity of communication tools increases, the quality of communication decreases.

In 1995, the Boeing Company suffered its second-longest walkout ever when the Machinists Union led a 69-day strike against the company. Boeing lost hundreds of millions of dollars and experienced big customer service headaches when the company missed the delivery dates on 36 airliners.

Part of the problem was that while Boeing "preached" teamwork and productivity, it sent jobs out to lower-cost subcontractors. This disconnect between what management was saying and doing escalated tensions between the union and management.

Boeing’s Chairman and President blamed the strike on its "own lack of understanding of worker sentiment and on a failure to communicate corporate concerns to the work force." He noted that part of the problem lay with Boeing’s "inability to communicate effectively on what we were about and why we were about it."

In 1998 UPS suffered a similar fate when its employees went on strike. UPS lost over $700 million in revenues and a blow to its credibility and trust among its loyal employees. In retrospect, the Atlanta Human Resources Director, said, "No one won." He noted that the walkout could have been prevented if UPS had done a better job of communication prior to and during the negotiations.

UPS learned two important lessons from the strike. First, the employees did not fully understand their benefit packages prior to the strike. If they had understood them, much of the confusion could have been eliminated. The final settlement between the union and management did not significantly increase benefits over the previous contract.

Second, UPS underestimated the need to communicate during the actual negotiation process. To avoid confusing people during the rapidly shifting negotiations, it kept a tight rein on information—a major mistake, as it turned out. Employees wanted to know what was going on, and because they couldn’t, many loyal employees felt betrayed by management and walked off the job. The lack of information created a backlash and anger, resentment, legal actions, and lost revenues.

Finally, UPS learned never to assume that your people know what you think they know. When in doubt, over communicate!

Low-Access and High-Access Organizations

There are two basic types of organizations: low-access and high-access. Good communication is a hallmark of the high-retention work environment. At its heart, communication is all about access.

In a low-access organization, the flow of communication is guarded and restricted—constipated, in fact. People find themselves kept in the dark, like mushrooms, stuffed in narrow confines based on job descriptions, ranking, and where they sit on the organizational chart. It’s no surprise that low-access organizations—many of them hierarchical—have greater difficulty responding to change, fluctuating customer needs, and the fluidity of the modern workplace.

In contrast, a high-access organization thrives on information and shares it to the maximum extent possible. The more information people have, the more quickly they can respond to the changing needs of customers and the environment. High-access companies are committed to open communication.

Symptoms of the Low-Access Organization

• Decision making is centralized. The low-access organization has a top-down decision making process.

• Mistakes are hard to fix. The low-access organization has a reward system that minimizes change and initiative. Because only the people on top of the organization are responsible for interpreting and approving any changes to regulations, decision-making slows down because the responsibility and power to make decisions is taken away from those who need it the most.

• Change is resisted. A low-access organization protects itself from change. Only a disaster, a threat, or a public relations crisis is enough to initiate change. In the compartmentalized, functionally aligned, department-by-department organization, there is an expert for everything.

• The pecking order is defined. In its worst form, a low-access organization becomes a caste system. Top-down layering dictates what roles to take, whom to talk to, and who to associate with. Rank, position and educational degrees become more important than results.