بوروكراسي به عنوان سيستم باز:
بوروكراسي به عنوان سيستم باز:
دانشمندان اخير بوروكراسي نقش انسان و محيط را به عنوان متغير هاي اساسي بحاسب آرده اند چند تفاوت عمده بين مدل كلاسيك ونوين وجود دارد كه ناشي از بيروي نظريه پردازان اخير از منطق سيستم باز در بوروكراسي است اولاً احتساب متغير انسان كه ساده انگاريها و بر را در مورد نتايج پيش بيني شده دچار تزلزل كرده در حالي ك ه در مدل متخصصين جديد نتايج پيش بيني شده و نشده هر دو به چشم مي خورد ثانياً احتساب متغير مهم محيط و تكنولوژي كه قابليت تعميم بودن مدل ايده آل بوروكراسي را براي تمام سازمانهاي جامعه اصلاح كرد.
نظريات نويسندگان اخير بوركراسي :
1. مدل مرتون : مديران بلند پايه معمولاً لزوم كنترل در سازمان را احساس مي كنند رفتار سازماني هنگامي اعتبار دارد كه در سه موارد مسئول جوابگو و قابل پيش بيني باشد و روشهاي عملياتي استانداردي بايد وجود داشته باشد حاصل اين تأكيد روي قابليت اعتبار رفتار سازماني منجر به نتايج 3 گاز زيرين مي شود :
الف ) رابطه شخصي بين افراد به حداقل تقليل مي يابد
ب) افراد بر اثر كار با مقررات استاندارد نسبت به آن علاقمند مي شوند و فراموش مي كنند كه مقررات وسيله اند نه هدف
ج) عمل طبقه بندي كردن در اتخاذ تصميمات رو به تزاند مي گذارد و با ازدياد آنها از ميزانتلاش افراد براي كارها كاسته مي شود از اين 3 نتيجه مي توان استنباط كرد كه قابليت پيش بيني رفتار سازماني افزايش مي يابد و هدف اصلي سازمان دائر بر قابل اعتبار بودن رفتار سازماني تأمين مي گردد و از طرف ديگر بين مجريان و ارباب رجوع مشكلاتي بوجود مي آيد بر اي برطرف كردن اين مشكلات ناچار به تحكيم بيشتر مباني كنترل ماشيني رفتار سازماني احساس مي گردد.
2.مدل سلزنيك : مرتون نتايج پيش بيني شده و نشده قوانين مقرارت را ابزار اصلي كنترل مورد توجه قرار داد سلزنيك نتايج پيش بيني شده و نشده تفويض اختيار را ابزار اصلي كنترل قرار داد مي گويد : تفويض اختيار موجبات آموزش بيشتر افرادمي شودمهارت و شايستگي را افزايش مي دهد هدفهاي فرعي واحد هاي مختلف كم كم جاي هدفهاي اصلي سازمان را مي گيرد آموزش هاي تخصصي ،تغيير و تفويض كارمندان را كاهش مي دهد كه وفاداري تعهد بيشتر افراد را نسبت به هدفهاي فرعي فراهم مي گردد به زغم سلزنيك نتايج پيش بيني شده و نشده تفويض اختيار در سازمان منجر به تأكيد بيشتر ، افزايش و تحميل تفويض اختيار در سازمان منجر به تأكيد بيشتر ، افزايش و تحميل تفويض اختيار در سازمان مي گردد سلزنيك مسأله تضاد را مانند دانشمندان اقتصادي منطقي مي داند واقتصاد دارد كه اگر سازمان مراكز مؤثر ادغام كننده جهت منطقي ساختن تضاد ها به وجود آورد به نتايج سودمندي مي رسد و موجبات موفقيتش رافراهم خواهد ساخت .
3. مدل گلدنر : ساده از 2 مدل قبل است مي گويد براي كنترل روش هاي عملياتي يك سازمان قوانين غير شخصي و عمومي لازم است كه از ناحيه روساي عالي سازمان وضع شود . مقررات سازماني رفتار غير قابل قبول وحداقل رفتار قابل قبول را مشخص مي سازد بين هدف مورد نظر سازمان و انجام كار خرد شكاف و تفاوت احساس مي گردد مديران عاليه كار حداقل را حمل بر قصور افراد مي دانند تأكيد بيشرت بر نظارت دارند بازرسي و كنترل بيشتر بر ماشين سازمان اين نظارت نزديك موجبات افزايش حيوانات و اضطرابات اعضاء‌گروه مي گردد براي كاهش اضطراب دوباره قوانين و مقررات عمومي افزايش مي يابد .
مدل هاي ناشي از آثار سازمانهاي بوروكراتيك در شخصيت سازمانها :
آرجريس و ويليام وايت دانشمنداني هستند كه آثار سازمانهاي بوروراستيك را بر شخصيت افراد مورد بحث قرار داده اند .
آرجريس : شخصيت از سيستم هاي انساني است كه:
اولاً :اجزاي تشكيل دهندة آن با هم در تعامل و ارتباط اند.
ثانياً:تمايل به توازن داخلي بين خود و تعادل خارجي با محيط دارند .
ثالثاً : از منابع رواين و فيزيولوژيكي نيرو مي گيرند و در چهار چوب احتياجات انساني خود داراي توانايي خاص مي شوند و مي توانند درمقابل هر نوع تهديدي ايستادگي كنند . از نظر آرجريس شخصيت انساني خصوصياتي را در فرهنگ غرب بوديعه گذاشته كه افراد تمايل دارند از غير فعال نوزادي به فعال دوران بلوغ تغيير وضع بدهند افراد قابل دارند از حالت وابستگي دوران كودكي و نوزادي به حالت نسبتاً مستقل دوران بلوغ تكامل يابند افراد تمايل دارند كه توانايي رفتاري محدود زمان كودكي و نوزادي را به توانايي رفتاري متعدد و متنوع دوران بلوغ توسعه دهند افراد تمايل دارند منافع و علايق مبهم دوران طنوليت را به علايق عميق و پي گير دوران بلوغ تبديل نمايند افراد تمايل دارند ازحالت فرمانبرداري دوران كودكي رها و به حالت فرمانفرمايي ورئيس بودن تكامل يا چند به زغم آرجريس موارد بالا ضوابط تكامل شخصيت افراد در فرهنگ غرب مي باشد كه منجر به رفتار متفاوت در اشخاص مي گردد.
آرجيس از انواع ساختارهاي ، ساختار بوركراتيك و از انواع شخصيت هيا فردي ، شخصيت پرورش يافته محيط و فرهنگ غرب را انتخاب نموده آرجريس به شرح 4 مورد تباين سيستم ساختار سازماني و سيستم انساني شخصيت افراد را مجسم مي نمايد .
الف ) اثر سيستم تخصصي كردن كار روي شخصيت افراد : تقسيم و تخصص كردن كارها موجب افزايش كارايي اداري و عملياتي مي شود وبه اين مفروضات استوار است كه :
1.شخصيت انساني به طور موثري در كارهاي تقسيم و تخصصي شده بكار گرفته مي شود .
2. شغلي كه با بهترين راه عملكرد تعريف شود سريعتر قابل انجام است .
3. با واگذاري و انتقال مهارت و فكر بيشتر به ماشين مي توان تا حدودي مشكل تفاوت شخصي افراد را تا ديده گرفت ولي مشكلاتي وجود دارد تخصصي كردن كارها موجبات محدود ساختن فعاليتهاي انسان در يك چهارچوب كاملاً‌تخصصي مي شود و خود در صحنه تخصص مكاني براي ابزار وجود ومحك زدم تمام توانائيهاي خود نمي يابد .
ب) اثر سلسله مراتب سازماني در شخصيت افراد سازمان : يك ارتباط بين رئيس و مؤثر (اختيارات مقامات پايين تراز ناحيه مقامات بالاتر واگذار و كنترل مي گردد ) موجب مي گردد كه افراد داخل سازمان هيچگونه كنترلي بر محيط خودنداشتهو استقلال خود را از دست بدهند وبي خاصيت و وابسته شوند كه اين مباين تكامل شخصيت انساني است سير تكميلي در شخصيت سالم يك خود با اصول سازماني تضاد دارد اصول سازمان رسمي افراد را غير فعال زير دست بار مي آورد .
براي جبران اين وضع نامطلوب 3 راه حل بكار مي برند :
اولاً : دادن پاداش كافي به افرادي است كه فعاليت خوبي داشته ويا اجازه نداده اند كه عدم استقلال و غير فعال بودن كه بر اثر سلسله مراتب در آنها ايجاد مي شود بازيابي منفي در روش آنها در سازمان بگذارد .
دومين راه حل : انتخاب و بكار گرماري رهبران معقول بي نظير و از لحاظ فني كاملاً ارزنده و ماهر مي باشند .راه دوم ايجاد محيط رقابت بين افراد سازمان آنها را به خلاقيت به ابلاغ را مي دارد تا به خاطر احراز مقام بهتر و بالاتر بكار دلگرم شوند .
سومين راه حل : اثر وحدت دستور در شخصيت افراد . افراد از هر صنف و تخصص از يك نفر دستور مي نمايند واين مباين تكامل شخصيت آنهاست زيرا وحدت دستور هدف كاري براي افراد ايجاد مي كنددر حالي كه شخصيت افراد هدف شخصي در پيش پاي آنها مي گذارد و اين دو با هم در تضادند .
چهارمين راه حل : اثر حوزه نظارت سازماني در شخصيت افراد : آرجريس مي گويد كه كارايي اداري يك رهبر سازماني بن حدود ساختن متناسب حوزة نظارت او بستگي دارد و اين با خصوصيات شخصيتي كاملاً‌مباين است ويليام وايت معتقدات كه كم كردن حيطه نظارت موجب نظارت نزديك مي شود و پس عدم استقلال و غير فعال بودن زيردست منجر ميگردد.
نظريه ساخت گرايان جديد دربارة لزوم ساختار بوروكراتيك براي سازمان :
عده اي از جامعه شناسان معتقدند كه علت آنكه ما مي توانيم يك سازمان ايده آل داشته باشيم اين است كه يك سازمان ايده ال موقعي موجوديت پيدا مي كند كه اولاً‌محيط اطراف آن ثابت باشد ثانياً افراد داخل سازمان تحت نفوذ عوامل خارج از سازمان قرار نگيرند ولي در عالم واقع اين شرط وجود ندارد مگر انكه با بوركراتيك كردن ساختار سازمانها درپي آن باشيم كه آثار متغير و ناهمگون محيط و افراد را به حداقل برسانيم تغييرات افراد و محيط اطراف آنها ، مديران امروز بايد بدانند كه افراد هنگام ورود به سازمان با تمام وجود بر آن قدم مي گذارند نه با قسمتي از آن وجود كل فرد ساخته و پرداخته محيط مملو از تغيير اطراف آنالت . سازمان بايد بتواند آثار خارجي محيط را تحت كنترل در آورد كه به 2 طريق اين كار را انجام مي دهد :
1.از طريق ايجاد قوانين و مقرارات 2. از طريق استفاده از ستاده هاي تخصصي ايجاد و بكارگيري تكنيكهاي تخصصي پرسنلي نظير انتخاب استخدام بخاطر آن است كه سازمان مي خواهد آن قسمت و از وجود افراد را كه مكمل هدفهاي سازماني است به داخل آن بكشاند دو عوامل محيطي و آهنگ سريع تغيير در آنها با توجه به تغييرات مداوم در محيط كه شامل رقبا ، مشتريان ، ارباب رجوع ، عوامل قانوني دولت در سطح محلي ، ملي وبين المللي سازمانها ناچارند كه عمل تطابق و هماهنگي خود را با تغييرات محيط خارجي به صورت يكنواخت در آورندو براي اين منظور به مقرارت و تخصصهاي بوروكراتيك احتياج دارند .
چالزپرو معتقدات كه سازمان بمثابه خانه بازوبي در و پيكر است كه لزوماً بايد رفت و آمد عوامل متغير و مختلف را به اين خانه يكنواخت و ثابت نمود تا بتوان براي اين خانه تأمين و امنيت ايجاد كرد عامل محيط عاملي است كه در برگيرنده انسان واشياء است و سرمنشاء‌اصلي تكوني كليه تغييرات در جنبه هاي انساني و غير انساني هر سازمان ، محيط برون سازماني است .
نظريه مخالفان بوروكراسي : يكي از مخالفان وارن بنيس است .
1. زمان مرگ بوروكراسي فرا رسيده است وارن بنيس نتيجه گيري مي كند كه بوروكراسي قادر به تطبيق با تغييرات وسيع دنياي حاضر نيست رشد سازماني از احتياجات زمان حاضر است ولي در خلال فعاليتهاي سنتي گذشته اين رشد امكان پذيرنيست پيچيدگي تكنولوژي لزوم تجديد و ادغام فعاليتها ضرورت اشخاص متنوع و متفاوت و نياز به مهارتهاي كاملاً تخصصي جديدي را ايجاب مي نمايد در حالي كه ابزار قديمي بوروكراسي نمي تواند اين تحولات را جوابگو باشد رفتار مديران در دنياي حاضر دچار تحولاتي شگرف شده زيرا مديران جديد با مفاهيمي تازه از انسان وقدرت در سازمان روبرو هستند قدرت در سازمانهاي جديد نمي تواند برتهديد و زور استوار باشد و بيشتر بر اساس همكاري ، استدلال و تفاهم متقابل استوار خواهد بود .
2.دموكراسي در سازمان غير قابل اجتناب است . سازمان هاي مدرن در 6 زمينه بامسائلي انساني روبراند كه با راه حلهيا بوروكراتيك نمي توان بر آنها فائق آمد
الف) مسئله ادغام : بنيس : يكي از مشكلات انساني سازمان هاي جديدي مسأله ادغام وتلفيق هدفهاي سازماني است براي اين مشكل راه حل بوروكراتيك وجود ندارد زيرا با مدل بوروكراتيك نقطه نظر فردي و شخصيتهاي فردي درسازمانها به حساب گرفته نمي شود در حالي كه در زمان حاضر دانشهاي متعددي در زمينه انسان پيچيدگي هاي روح دمكراتيك انساين بوجود آمده است .
ب) نفوذ اجتماعي : مشكل ديگر مسأله توزيع منابع قدرت و اختيارات از نظر : بورركراسي ظاهراً بر قدرت قانوني و عقلاني و قدرت اجباري راه حل اين مشكل است در حالي كه در زمان حاضر با جدا كردن مديريت از ماليكيت و مراكز تعليم و تربيت عمومي مي توان با نتايج منفي پيش بيني نشده ناشي از قوانين و مقرارت مبارزه كرد و راه حلي انساني را براي آن جويا باشد .
ج) همكاري در اداره تضادها : به نظر بنيس تضاد و ايجاد مكانيزم كنترل مشكلي كه گر بيانگر سازمانهاي نوين است راه حل بوروكراتيك اين است كه از قانون سلسله مراتب استفاده مي كنند راه حل جديد اين مشكل با حرفهاي و تخصص كردن كامل تضاد و همچنين ضرورت روز افزون ارتباط و وابستگي داخلي بين آنها ميسر است .
د) تطابق ، از نظر بوروكراسي محيط خارج سازمان ، ايستا ، ساده و قابل پيش بيني و كار و تكنولوژي يكنواخت است بنابراين تطابق بساديگ انجام مي گيرد در حالي كه شرايط زمان حاضر مستلزم آن است كه محيط سازمان اغلب پيچيده پويا و غير قابل پيش بيني تصور گرددو اين تغييرات تكنولوژي مبتني بر تحقيق و توسعه را ايجاب مي نمايد .
ذ) شناسايي موجوديت سازماني ، از نظر بوروكراسي هدف اصلي سازمان كاملاً سازمان كاملاً روشن ، ساده وايستا مي باشد بنابراين مشكلي ايجاد نمي كند از نظر متخصصين جديد به علت تنوع توانايي چند جامعه موجوديت سازمانهاي امروز بيش از بيش به پيچيدگي مي گرايد .
و) مكانيزم نوسازي و احيا : بوروكراسي مي گويد همان راهي را بايد رفت كه در گذشته مي پيموده ايم زيرا آينده كاملاً روشن و حداقل مشابه گذشته است در حالي كه راه حل جديد مشكل را درتواناييهاي خاص زير خلاصه مي كند : توانايي و يادگيري از تجديد توانايي طبقه بندي ، ذخيره و پرورش اطلاعات – توانايي توسعه و تكوين پيشرفته هاي يادگيري – جان گارونر مجموعه تواناييهاي فوت را عنوان نوسازي خويش داده است .
شرايط تكوين سازمانهاي آينده :
بنيس شرايط 5 گانه زير را حاكم بر تكوين سازمانها در جوامع آينده كه آنرا جوامع موقت ناميده است مي داند .
1.محيط : داراي خصوصيات 4 گانه زير است .
الف ) وابستگي داخلي به جاي رقابت .
ب) شرايط عدم اطمينان به جاي اطمينان سازمانهاي وسيع به جاي سازمانهاي كوچك – سازمانهاي پيچيده چند ملتي به جاي سازمانيها ساده لي ومحلي
2. خصوصيات جامعيت : مهمترين خصوصيت جمعيت رشد سريع تعليم و تربيت از لحاظ وسعت و تكنيك است گيليان گزارش مي دهد كه يك مهندس معمولي – دكتر – يا مدير بايد هر 2 يا 3 سال براي ديدن آموزش هاي پيشرفته جديد به مدارس باز گردد اين تعليمات براي تشريفات نيست بلكه بعلت اصلي احتياجات روز خواهد بود يكي ديگر از خصوصيات جمعيت ، تحريك شغلي افراد است .
3. ارزش هاي شغلي: ارزش هاي شغلي در سازمانهاي آينده با سطح تحصيل و تحرك شغلي افزايش خواهد يافت و مستلزم اشتراك مساعي ، آزادي عمل و درگير شدن با كار خواهد بود .
4. كارها وهدفها: كارهاي سازمانهاي آينده بيش از پيش فني و پيچيده و برنامه ريزي شده خواهند بود قواي فكري بيش از قواي بدني و جسماني مورد نياز بوده براي يك فرد بسيار مشكل خواهد بود كه به تنهايي كار را درك كند و در نتيجه احتياج زياد به همكاري دسته جمعي متخصصين رشته هاي مختلف و كارگروهي دارند .
5. انگيزش : افراددر سازمانهاي آينده با انگيزه هاي عالي نظير نقس كار و شغل خود با انجام دادن كار انگيزش پيدا خواهد كرد و به كارهايي تمايل دارند كه برايشان با معني ، ارضاء‌كننده و ابداعي باشد .
روند سازمانها به سوي بوروكراسي نيز يك حقيقت غير قابل كتمان است :
پرو معتقد است با آنكه هر فردي ذاتاً مايل است كه در سازمانهاي دموكراتيك كار كند تا در سازمانهاي بوروكراتيك ولي به نظر مي رسد كه دنيا عملاً بسوي بورركراسي به پيش مي رود با آنكه سازمانهاي غير بورركراتيك داراي خصايص ارزنده اي چون مخالفت با اشرافيت سازماني عدم تمركز قدرت سازمان با مقررات و قواعد كمتري سرو كار دارند و مستلزم مسئوليت و اختيار بيشتري در سطوح پائيني و مياني سازمان مي باشد و ابتكار و انعطاف در آن بيشتر است ولي در عمل سازمانها كمتر به اين مدل ايده ال نزديك خواهند شد هر مديري ترجيح مي دهد كه شخصاً از آزادي و ابتكار لازم بر خوردار باشد ولي سعي بر آن دارد كه زير دستان را با سرپرستي بوروكراتيك ويكنواخت اداره نمايد .
علی جباری دکتری مدیریت آموزشی